Kiểm kê hiện vật bảo tàng – từ góc nhìn quản lý

Trong 18 năm hoạt động (1991-2009) Bảo tàng Bà Rịa – Vũng Tàu luôn quan tâm đến công tác kiểm kê, coi đây là mắt xích quan trọng của hoạt động nghiệp vụ bảo tàng. Kho cơ sở được đầu tư về  thiết lập tổ chức cán bộ, mua sắm thiết bị, phương tiện cơ sở vật chất…Nhân sự kiểm kê của kho gồm 4 cán bộ chuyên môn chịu trách nhiệm quản lý tác nghiệp lưu giữ, bảo quản trên 20.000 hiện vật gốc. Tổ kho được trang bị 2 máy điều hòa, 8 máy hút ẩm, 2 máy đo nhiệt độ, 3 quạt thông gió, 20 giá kệ, 15 tủ kính,  60 thùng (rương)… diện tích kho gần 200m², (là tầng hầm tòa nhà Bạch Dinh).

Những năm qua thực trạng công tác kiểm kê chỉ dừng ở nhập liệu, ghi chép đăng ký, liệt kê phân loại đưa ký mã hiệu, xác lập cơ sở pháp lý, bảo quản, lưu giữ bảo vệ hiện vật, làm được  quá ít so với yêu cầu đặt ra. Sự hình thành cơ chế kho cơ sở còn thụ động, chắp vá chưa phát huy hết vai trò, nhiệm vụ, chức năng chuyên môn. Những tồn tại trong công tác quản lý hiện nay là chưa thống nhất  tên gọi, ký mã hiệu, việc sử dụng ngôn từ theo địa phương vùng miền không phải là hiếm, làm cho khách tham quan hiểu lầm, khó phân biệt giữa các hiện vật như bát (chén), ly (cốc)…Chủng loại chất liệu hiện vật có nơi gọi là kim loại – kim khí; chất liệu gỗ – thảo mộc, giữa gốm sứ – gốm sành…Ký hiệu viết tắt tên hiện vật như đồng có nơi viết là đg hoặc theo ký hiệu hóa học là Cu; Sắt là (S hoặc Fe) nhôm (nh-Al)…trùng lắp tên ở một số địa phương chắc sẽ không tránh khỏi với ký hiệu (QN) có thể là Quảng Ninh, Quảng Nam, Quảng Ngãi…(ĐN) Đồng Nai, Đà Nẵng, (BT) Bình Thuận, Bến Tre, (TH) Thanh Hoá, Tuy Hoà…

Quản lý, bảo tồn bảo tàng phát huy di sản văn hóa  hay loại hình văn hoá phi vật thể một nhu cầu đa dạng phong phú luôn tồn tại xung quanh ta cũng như cộng đồng xã hội, nội dung giá trị đích thực đó là do con người từ nhiều thế hệ trước đã sáng tạo ra được chọn lọc bổ sung hoàn thiện và lưu truyền lại, (cái hồn) hay các giá trị tinh thần đó được phản ánh làm phong phú cho cuộc sống. Việc kiểm kê hiện vật di tích, văn hóa phi vật thể làm chưa được bao nhiêu, còn  thụ động, chắp vá. Trong thiết chế bảo tàng, di tích văn hóa, nhiều địa phương chưa hình thành cơ quan chức năng thẩm quyền quản lý nhà nước về di sản văn hóa, hàng ngàn hiện vật đang nằm trong di tích và văn hóa phi vật thể, tiến hành kiểm kê sẽ gặp  không ít khó khăn cho việc quản lý nhà nước, nhằm hoạch định các chính sách để bảo tồn phát huy di sản văn hóa trong công tác bảo tồn bảo tàng.

Kiểm kê là một trong 6 khâu công tác nghiệp vụ bảo tàng, về cơ sở lý luận, tài liệu, các bài viết nghiên cứu trong lĩnh vực này còn quá ít, có lẽ chỉ nằm trong 3 tập bảo tàng học được công bố từ năm 1984 (nay vẫn chưa có công trình nào thay thế). Việc giảng dạy ở khoa Bảo tàng về môn kiểm kê chỉ có 30 tiết học lý thuyết  còn lại là thực hành, chương trình như vậy là quá ít so với nhu cầu đòi hỏi thực tiễn đặt ra.

Kỹ nghệ tin học điện tử trong kiểm kê là công việc cấp bách cần sớm ứng dụng nhiều ngành nghề khác. Cục Di sản văn hóa soạn, cung cấp phần mềm quản lý hiện vật là việc làm mới, dẫu là thử nghiệm ứng dụng song việc làm đó bước đầu góp phần tin học hóa hoạt động bảo tàng trong công tác kiểm kê nhập dữ liệu. Bên cạnh những việc làm được vẫn còn những hạn chế như các hộp nhập thông tin tên desktop cùng menu lệnh dàn trải, khó làm quen, tốn thời gian thao tác trên cửa sổ lập dữ liệu (do vừa phải thao tác phím Tab và con trỏ cùng một lúc). Việc in ra dữ liệu luôn nằm trên trang lẻ (mặc dù dữ liệu liên tục). Việc cập nhật dữ liệu quá tốn thời gian để chờ, do chương trình chạy chậm. Khi cập nhật xong chương trình không tự động đóng cửa sổ để chuyển sang cửa sổ khác, còn thiếu cột mục dữ liệu (niên hiệu như hiện có nguồn gốc Trung Quốc, hiện vật thời kỳ hiện đại).

Ngày nay sự xâm nhập ồ ạt của các trào lưu văn hóa ngoại lai trong thời kỳ hội nhập mở cửa, tác động không nhỏ đến sự tồn tại phát triển cùa văn hóa. Đứng trước thách thức từ các luồng văn hoá du nhập, những hạn chế về trình độ nghiệp vụ chuyên môn, điều kiện đầu tư cơ sở vật chất công tác kiểm kê bảo quản, hiện vật, di sản văn hóa đang bị lấn át, mai một với nguy cơ sức mạnh của vận động phát triển kinh tế thị trường. Để làm tốt công tác kiệm kê kho cơ sở cần tập trung:
– Kể từ khi luật Di sản văn hóa ra đời vai trò, vị thế của văn hóa phi vật thể từng bước thay thế chiếm lĩnh văn hóa vật thể, song trong kiểm kê ta thường quan tâm tới hiện vật trong kho bảo tàng mà chưa quan tâm tới văn hóa phi vật thể cũng như hiện vật ở các di tích lịch sử văn hóa.
– Hiện vật khi đưa về kho cơ sở bảo tàng, bên cạnh danh tính là những thuộc tính cần thiết về xuất xứ, chất liệu, kiểu dáng, kích thước, niên đại, quan trọng hơn là những giá trị tinh thần chứa đựng bên trong, nói cách khác là cái hồn của hiện vật chưa được quan tâm, đầu tư nghiên cứu. Trong kiểm kê ta thường ghi chép các thông số theo biểu mẫu là chủ yếu còn việc miêu tả để toát giá trị lịch sử đích thực giúp hiện vật giá trị (có hồn) với cuộc sống việc làm này còn quá yếu, rất cần bổ sung trong kiến thức giảng dạy cũng như hoạt động ở đơn vị cơ sở.
– Trong quá trình hội nhập văn hóa thế giới, hoà mạng toàn cầu cần có hướng dẫn cụ thể để thống nhất các biểu quy chuẩn (từ điển) hiện vật bằng không nhiều việc làm tích cực hôm nay sẽ vô ích, bằng thừa, truy cập thông tin sẽ không tránh khỏi những lỗi kỹ thuật dẫn tới sự trùng lắp không đáng có.
– Nhà nước cần có kế hoạch đầu tư những công trình nghiên cứu khoa học có tính chất chuyên sâu về công tác kiểm kê, lấy khoa bảo tồn, bảo tàng làm nòng cốt, phối hợp với các bảo tàng trung ương hoặc địa phương tổ chức khảo sát thực tế để đánh giá đúng hiện trạng, tìm ra nguyên nhân cần được khắc phục, đây không chỉ là công việc hỗ trợ kho bảo tàng mà còn giúp cho công tác nghiên cứu quản lý đối với tầm vĩ mô trong lĩnh vực di sản văn hóa.
– Trong lĩnh vực kiểm kê kho hiện vật này, có rất nhiều cá nhân rất tận tuy không tiếc công sức trí tuệ của mình tham gia vào công cuộc bảo tồn, bảo tàng di sản văn hóa. Nhằm thực hiện tốt mục tiêu yêu cầu đặt ra, cần có thiết chế tổ chức bộ máy đủ mạnh, đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn giỏi, hằng năm nhà nuớc cần có các hội nghị hay các đợt tập huấn dành cho cán bộ nghiệp vụ để thường xuyên được cập nhật trao đổi bổ sung kinh nghiệm cơ sở lý luận kiến thức kho cơ sở.
– Cần nghiên cứu nâng cấp phần mềm quản lý hiện vật có tốc độ xử lý mạnh hơn. Bố trí menu-hộp lệnh-hộp dữ liệu thông tin hợp lý trên desktop hoặc tạo thêm trình backup tích hợp vào chương trình để xử lý sự cố và đưa vào giảng dạy tại nhà trường, cần phổ biến rộng rãi phần mềm tạo điều kiện để cán bộ bảo tàng đều sử dụng chương trình dữ liệu và tham gia quản lý, mặt khác để có thể di chuyển dữ liệu giữa các computer cung cấp cho lưu trữ hồ sơ tin học trong thư viện, thông tin dữ liệu nội bộ.

Xã hội công nghiệp hóa hiện đại hóa đang cần xử lý nhiều mối quan hệ như lợi ích vật chất với luân lý đạo đức, bảo tồn văn hóa dân tộc với phát triển kinh tế, lợi ích vật chất đang lấn át và thách thức văn hóa tinh thần. Bảo tồn phát huy di sản văn hóa đang là nền tảng, là nhịp cầu nối giữa lịch sử quá khứ, hiện tại và tương lai, là điểm tựa vững chắc cho công cuộc xây dựng phát triển tỉnh nhà ngày càng văn minh, công bằng, giàu mạnh.